在庫切れを防ぐ「発注点機能の3つの特徴」
発注点管理とは、在庫が一定の基準数（発注点）を下回るタイミングを管理することです。この発注点管理にシステムを活用すれば、欠品リスクを最小限に抑えることができます。この記事では、注文から出荷業務を一元管理化できるTS-BASE 受発注における「発注点管理機能」についてのご紹介いたします。
実在庫と連動してリスクを防ぐ「発注点管理」
発注点活用の根幹は、「在庫を切らさない」ことです。
特に、定番ラインアップ商品を継続的に取り扱う場合や、調達までのリードタイムが比較的長めのアイテムを扱う企業さまは、取り入れたほうが良い概念になります。不必要な在庫は避けたいが、ある程度の量を常にストックする必要性があるケースで最も効果を発揮するでしょう。
また、在庫数の「多い」「少ない」「まだ大丈夫」「そろそろ危険」を、感覚的に判断しているケースは意外と多いです。社歴が長いメンバーの鋭い感覚は侮れなく頼りがいはありますが、典型的な属人化のパターンでもあります。同様に、工夫をこらしたエクセルシートで管理を行う場合も、特定のエクセルの達人が異動や退職をした場合、状況が一変します。これも、よくある属人化の一つです。
このような業務環境のかた向けに、TS-BASE 受発注の発注点機能は、最もシンプルかつ効果的にご活用いただける仕組みになっています。
TS-BASE 受発注の発注点機能の３つの特徴
発注点機能の特徴は以下3点です。
① 商品ごとに設定ができる。
② メール通知。
③ システム上での可視化。
「①商品ごとに設定ができる」は、発注のタイミングを管理したい商品一つ一つに発注点を設定しておくだけで、簡単に管理ができる点です。
発注点は、商品のマスタ登録をする画面で登録ができます。例えば、「30」で発注点を登録していた場合、倉庫の実在庫が30になった時点でアラート通知が発生します。登録する数字は、少し余裕を持った数で設定しておくことを推奨しています。実在庫や、各商品の入荷スケジュールを考慮し、無理のないタイミングを設定しましょう。
「②メール通知」は、管理者、担当者宛に自動でメールが送信される仕様です。
先述した通り、実際の倉庫在庫数が登録発注点を下回るとアラートが発動します。メール通知もその一つで、管理者用メール設定で予め登録したメールアドレス宛に、「毎日25時に発注点を下回ったら」メールが自動送信されます。このアラートは、商品の入庫予定が登録されるまで通知が継続されます。
管理者メール設定は、10件のメールアドレスの登録ができます。チーム全員で情報共有をすることで、対応漏れを防ぐことが可能です。
「③システム上での可視化」は、システム上の在庫一覧で可視化されることを意味します。
実在庫数が発注点を下回った時点で、システム上の在庫一覧ページで発注点切れの商品の色が変わるのと、「欠品中」アイコンが表示され、明確に可視化されます。発注点のほかにも、使用期限切れのケースでも同様に可視化され、対応の緊急性を視覚で伝える工夫が施されています。
発注点を取り入れて適切な在庫管理につなげる
TS-BASE 受発注の発注点機能は、「発注数を起点にする」という、シンプルな定義をベースに構築をしていますが、最も土台とすべき大切な概念だと言えます。属人化を防ぎ、メンバー共通のルール化した運用の実現には、発注点機能の活用はとても有用だといえるでしょう。
