受注コストの削減は、企業の収益性を高めるために重要な取り組みの一つです。

しかし、電話やFAXによる受注業務では問合せ対応や書類の郵送作業などに多くのコストが発生します。また、受注ミスや欠品により販売機会を逃せば、売り上げの損失を招くおそれもあります。

企業の収益性・生産性の向上を目指すためには、受注業務で発生するコストの削減が必要です。この記事では、電話やFAXによる受注コストの課題と削減のポイント、システム導入の効果を事例とともに紹介します。

電話やFAXによる受注コストの課題

電話やFAXによる受注には、コスト面で主に3つの課題があります。

1．人件費の負担

1つ目の課題は人件費の負担です。電話やFAXによる受注業務には工数がかかるため、人件費への負担が大きくなります。

▼人件費の負担となる作業

• 取引先からの問合せ対応
• 基幹システムへの転記
• FAXや紙帳票の仕分け
• FAX送信や郵送

2．郵送・通信コストの負担

2つ目の課題は受注に用いられる帳票にかかるコストです。

紙帳票を取引先に送付する際には郵送コストがかかり、FAXの場合はFAX用紙や通信コストがかかります。一回ごとにかかるコストは安価に感じられますが、コスト削減を考えるうえでは軽視できないコストです。

FAXによる受注業務で発生する課題は、こちらでもまとめています。

FAXを用いた注文・受注をやめたい…。よくある課題やFAXに代わる方法を解説

3．受注ミスや欠品による売り上げ損失

3つ目の課題は受注ミスや欠品による売り上げ損失です。受注内容を基幹システムへ入力したり、手書きの発注書を作成したりする作業では人的ミスが発生しやすくなります。

受注内容を誤り誤発注が発生すると、欠品になる可能性も考えられます。欠品が発生した場合は機会損失によって得られるはずであった利益を逃し、売り上げの損失につながることがあります。このほか、後々の問合せや調査、修正に追加コストが発生することもあります。

受注コストを削減する3つのポイント

企業の収益向上や機会損失を防ぐためには、受注方法を見直し、コスト削減を測ることが重要です。

1．現状コストの分析

まずは、現状どのような作業に負担やコストがかかっているのかを明確にします。その後、明確にした負荷のかかる作業1人あたりの単価（工数）から作業者数と頻度を洗い出し、総コストを把握することが重要です。

2．受発注フローの改善

受注から出荷までのフローのなかで、作業が煩雑になっている箇所を明確にし、改善します。たとえば、以下のような業務はないでしょうか。

• 取引先と複数回連絡を取り合っている
• 社内の情報共有や承認に時間を要している

これらのような業務を行っている場合には、受注時に必要な情報や取り決めをルール化し、取引先との連絡回数を減らすのがポイントです。また、FAXや紙帳票のやり取りをなくして、ペーパーレス化することも有効です。受注から出荷までの工数を削減できれば、人件費の削減にもつながります。

受注業務の一般的なフローについては、こちらで解説しています。

3．システム導入による受発注の自動化

人的ミスが発生しやすい業務については、システムを導入して自動化を図ることも検討してみましょう。

電話やFAXによるやり取りを自動化することで、基幹システムへの入力や手書きの帳票作成といった作業が不要になるため、人的ミスを防ぐこともできます。

受発注ミスによる売り上げの損失を防ぐとともに、適正な発注や在庫管理によってコストを最適化できるといった効果も期待できます。

受発注システムの導入で削減できるコストについて詳しく知りたいという方は、こちらもあわせて活用してみてください。

▼システム導入のための費用対効果シミュレーションツール

また、受発注システムの選び方や、必要なコストの目安についてはこちらで詳しく解説しています。

Webの受発注システムの選び方とコストの目安

導入事例

ここからは、実際に受発注システムをご利用されている企業さまの事例をご紹介します。

【導入事例①】150を超える店舗からの注文をデジタル化

直営店、フランチャイズ店を150店舗以上展開しているレンタカー事業者さまの導入事例をご紹介します。

本部から販促物や事務用品、事務手続き書類を送るために『TS-BASE 受発注』の注文サイトをご活用いただいております。

送付物の保管や店舗への出荷業務については、竹田印刷の物流センターにて受託。複数店舗との煩雑なやり取りをTS-BASE 受発注の導入によってデジタル化し、コスト削減を実現しました。なお、契約から立ち上げまでにかかった期間はおよそ1ヶ月です。

導入背景

• 販促物や備品の種類が多く、発注・管理・物流業務が煩雑化していた
• 注文データの取りまとめ・報告・問合せ対応が業務負担となっていた
• 複数の協力会社に依頼を分ける管理工数を省きたかった

導入効果

• 出荷配送・在庫保管の一元管理により、アウトソーシングの管理工数を削減できた
• 店舗ユーザーごとに注文サイトの商品を出し分けできるようになった

今後はノベルティ等の取扱品の改善や別アイテムの導入を進めるうえで、欠品のない適正な在庫管理、コストの合理化を実現したいとのことです。

【導入事例②】注文方法の統一で物流業務の工数を大幅に削減

栄養食品メーカーさまの導入事例をご紹介します。

顧客からの注文方法を統一するために営業担当者向けに『TS-BASE 受発注』の注文サイトを導入。物流部門向けには『TS-BASE 受発注』倉庫システムを導入し、出荷指示書や送り状などのデータ作成の自動化を図りました。

注文方法の統一やデータ作成の自動化により物流業務の工数・コストの削減につなげています。

導入背景

• 口頭やメール、FAXなどサンプル出荷依頼方法が社内で異なっていた
• 営業担当者と物流部門とのデータ共有に工数がかかっていた
• データ作成に時間がかかり機会損失が発生していた
• 販促物の在庫管理ができていなかった

導入効果

• 依頼方法を『TS-BASE 受発注』注文サイトに統一したことで、一日あたりの処理件数が増加した
• 出荷指示書の作成やデータ作成の自動化により、物流業務の工数削減、業務負荷が軽減された
• 顧客・営業の満足度が向上した

今後は販促物の効果測定によって販促コストの最適化を図りたいとのことです。

『TS-BASE 受発注』で受注コスト削減

企業の収益性・生産性の向上を実現するうえで欠かせないのがコストの削減です。電話やFAXによる受注は工数がかかりやすく、人的ミスが発生しやすいという特徴があります。

受注コストを削減する際は、現状のコストを洗い出したうえで、受発注フローの見直しやシステム導入による自動化を図るのがポイントです。システムの導入では、受注にかかる工数や郵送コスト等を削減できる一方、システム投資や利用コストが増加する点には注意しましょう。

『TS-BASE 受発注』はSaaS型のため、より導入コスト・ランニングコストを抑えることが可能です。受発注の自動化・効率化を目指す担当者さまは、TS-BASE 受発注の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。