取引先が納得する受発注システムの導入法！導入のメリットと成功のコツを解説
受発注システムは自社だけの導入では効果が限定的で、取引先の協力が不可欠です。多くの企業が「受発注システムを導入しても取引先に使ってもらえるだろうか」という課題に直面しています。 本記事では、取引先に導入メリットを理解してもらい、スムーズに運用を開始するための方法を、具体例を交えながら解説します。
受発注システムが取引先との連携に必須な理由
受発注システムは、注文から出荷まで一連の業務をカバーするシステムです。ただし、自社だけが導入しても、取引先がFAXやメール・電話での対応を続けていれば、その効果は半減します。
たとえば、自社の受注担当者がシステムで注文を受け付けても、取引先が従来の方法で発注を続ければ、データの手入力、転記ミス、情報の齟齬といった課題は解消されません。受発注システムは、発注側と受注側の両者が使うことで初めて真価が発揮される仕組みです。
企業間取引が効率化されることで得られる5つの効果は以下の記事で詳しく解説しています。
取引先が受発注システムの導入に二の足を踏む理由
「取引先に使ってもらえるか」という懸念の背景には、取引先側の操作負担があります。
FAXによる注文は、過去の用紙から数量や日付だけを修正して送信するだけで完結します。エクセルも同様です。
一方、システムに切り替えると、ログイン・商品選択・配送情報の確認など、画面上で複数の手順を踏む必要があります。慣れた方法からの移行は、担当者にとって少なくない負担です。試してみる前に「手間」と感じてしまう担当者もいることでしょう。
導入の懸念となるのは「手間」だけではありません。取引先側の費用負担への不安や、操作が複雑ではないかという不安も懸念につながります。「導入してもメリットが見えない」と感じた取引先を動かすのは難しく、丁寧な説明と具体的な根拠が求められます。
取引先に提示すべき3つの導入メリット
取引先の懸念を払拭するには、抽象的な説明ではなく、業務に直結する具体的なメリットを示すことが重要です。
メリット1｜発注コストの削減で経営効率が上がる
受発注システムを導入することで、取引先の発注業務にかかる人件費が削減されます。一括注文や定期注文の自動化により、担当者が手作業で行っていた入力・確認作業がなくなるでしょう。
また、システムを通じて在庫状況をリアルタイムで把握できるため、発注タイミングの判断が容易になります。過剰在庫を抱えるリスクが下がり、在庫保管コストの削減にもつながります。
導入当初は「操作への慣れ」が必要になりますが、慣れてからは作業効率を実感いただけるケースがほとんどです。
メリット2｜過去の注文履歴を活用して発注業務を効率化する
受発注システムでは注文履歴が蓄積され、過去に注文した商品・数量・納期を一覧で確認することができます。
定期的に同じ商品を発注する場合は、過去の注文をそのまま再注文することで注文時の手間を大幅に削減することができます。
メリット3｜在庫・出荷状況をリアルタイムで確認できる
これまで在庫や発送状況の確認のために都度電話やメールで問い合わせていた手間も、受発注システム導入で削減することができるでしょう。
とくに発送状況については、お届け希望日・注文後の出荷予定日・到着予定日など確認する項目が多い上に、一度で確認が完了しないことが多いです。受発注システム上では配送の状況をリアルタイムで把握できるため、問い合わせせずとも商品受け取り後の対応計画を立てやすくなります。受発注システム導入は、受注側・発注側双方を問い合わせ業務から解放させる手立てとなります。
リアルタイムの在庫見える化で得られる効果については以下の記事で詳しく解説しています。
受発注システム導入を成功させるための取り組み
メリットを伝えるだけでは、取引先の行動は変わりません。導入後の運用をスムーズに進めるには、具体的なサポートが必要です。ここからはTS-BASE 受発注の導入支援を例に、スムーズな導入を成功させるための取り組み事例2つをご紹介します。
取り組み事例1｜マニュアル動画で操作の不安を取り除く
文字だけのマニュアルは、操作の流れが伝わりにくいという弱点があります。動画なら実際の画面操作を見ながら学べるため、取引先の理解が進みやすくなります。何度でも繰り返し確認できる点も、現場での定着を後押しします。
動画の内容は、ログイン・注文・過去注文の確認など基本操作に絞ることをおすすめします。いつでもマニュアル動画を確認できるように、注文用のサイトの目立つところに視聴リンクを設置しておきましょう。
取り組み事例2｜説明会で疑問を直接解消する
動画だけでは拾いきれない疑問や不安は、説明会で解消しましょう。システムの概要・メリット・基本操作を説明したうえで、質疑応答の時間を設けることで、取引先は「このシステムなら使える」という手応えを得られます。
取引先の規模や業種に応じて、グループ説明会と個別対応を使い分けると効果的です。丁寧なフォローが、導入後の定着率を高めます。
取引先との連携で実現する業務効率化
取引先の導入が進むと、受注側・発注側の双方に具体的な効果が生まれます。
受注側では、取引先からの注文がシステムを通じて自動的に処理されるため、受注処理の人件費を削減できます。複数の取引先からの注文を一元管理することで、注文漏れや入力ミスも減ります。実際に、受注処理の業務量が3割から8割削減されたケースもあります。
TS-BASE 受発注の導入で業務が約8割削減された事例をご紹介しています。ぜひご覧ください。
取引先側（発注側）では、過去の注文履歴を活用することで発注業務が効率化されます。在庫状況をリアルタイムで把握できるため、過剰在庫や欠品を防ぎやすくなり、在庫管理コストの削減とキャッシュフローの改善につながります。
取引先との連携を通じた受発注システムの活用は、自社と取引先の双方に実質的な価値をもたらすでしょう。
取引先との連携で受発注業務を次のステップへ
受発注システムの導入を成功させるには、取引先に具体的なメリットを示し、導入後の運用をサポートする体制を整えることが重要です。
発注コストの削減、過去注文の活用、在庫・出荷状況のリアルタイム確認という3つのメリットを取引先が実感できれば、移行への抵抗感は大きく下がります。
取引先との連携が深まるほど、受発注業務の効率化は自社にとどまらず、取引先の経営改善にも波及します。強固なビジネスパートナーシップは、こうした相互の価値創造の積み重ねから生まれます。
TS-BASE 受発注で取引先と共に受発注業務を改善
「TS-BASE 受発注」は、注文履歴の確認・出力や、在庫状況のリアルタイム確認など、受注側・発注側双方の業務を効率化できる受発注システムです。取引先には直感的に操作できる注文サイトをご提供しておりますので、「取引先に使ってもらえる」という軸で受発注システムをお探しの方は、ぜひお気軽に資料ダウンロード、お問い合わせください。
