DX（デジタルトランスフォーメーション）が推進される今、あらゆる業界・業種で業務のデジタル化やデータの利活用が行われています。

そうしたなか、製造業や小売業、卸売業などの受発注業務においては、いまだ電話・FAX・メールなどのアナログな手法を用いており、業務負担の増加やトラブルを招いている現場も少なくありません。

企業の管理者のなかには「受発注業務が煩雑化しており、労力と時間がかかっている」「DXに向けてデジタル化を進めたいが、どのような方法があるのか分からない」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、DXの概念をはじめ、受発注業務のDX化を図るメリット、具体的な取り組みについて解説します。

▼あわせて読みたい

目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

受発注業務におけるDXとは

DXとは、将来の成長と競争力強化のために、デジタル技術を活用して業務フローや働き方を変えたり、新たな付加価値を創出したりすることです。

受発注業務においては、ITツールやデータの利活用を通してアナログな受発注フローをデジタル化して、業務改善につなげる取り組みがDXに当たります。

ただし、DXの目的は、単に受発注フローをデジタル化するだけではありません。デジタル化とは、紙媒体を用いた既存のプロセスを自動化したり、物質的な情報をデジタル形式に変換したりすることを指します。

一方のDXは、デジタル技術を活用して新たなビジネスモデルの開発や組織文化の変革を促すことを目的としています。

受発注業務におけるデジタル化とDXの違いは、以下のとおりです。

▼受発注業務におけるデジタル化とDXの違い

受発注業務のDXが求められる理由

電話やFAX、メールなどのアナログ方法で受発注を行っている現場では、次のような課題が生じやすくなります。

▼よくある課題

• 取引先・関連部門との複数回のやり取りや手作業による処理に時間がかかり、業務の圧迫、納品リードタイムの延長を招いている
• 担当者単位で情報管理を行っており、データの連携・利活用が難しい
• 入力間違い・聞き取り間違いなどのヒューマンエラーが発生する
• オフィスや倉庫などの現場に出社する必要があり、柔軟な働き方ができない

このような課題を解決するには、DXを通して既存の受発注フローを自動化・デジタル化して、効率的な作業と円滑なデータ共有ができる仕組みをつくることが求められます。

受発注業務のDXがもたらすメリット

デジタル技術を活用して受発注業務のDXに取り組むことで、業務効率の向上や柔軟な働き方の実現につながり、売上の向上にも結びつくと期待できます。

デジタル化による業務の効率化

1つ目のメリットは、業務の効率化です。

電話やFAXで行っていた受発注業務をデジタル化することによって、手動での入力・転記作業や問い合わせ対応を行っていた担当者の業務負担を削減できます。

また、アナログな作業で起こりやすい転記ミスや注文内容の聞き間違いなどのヒューマンエラーを防止できるため、修正対応による労働時間と人件費の損失を防ぐことが可能です。

受発注業務を効率的に遂行できるようになると、残業の削減や人手不足の解消にもつながると期待できます。

在宅勤務やリモートワークの実現

2つ目のメリットは、在宅勤務やリモートワークを実現できることです。

アナログな方法で受発注を行っている場合、社内にある電話で注文を受けたり、取引先とFAXで書類をやり取りしたりすることになります。

ITツールを活用して、受発注のフローをオンラインで行ったり、帳票をペーパーレス化したりすることで、ノートパソコン・タブレットを用いて在宅勤務やリモートワークを行えます。これにより、働く場所を柔軟に選べる職場環境となり、現場の働き方改革につながります。

売上の向上

3つ目のメリットは、売上の向上です。

ITツールを活用して、受注業務をオンラインで自動的に行えるようになると、24時間365日の注文が可能になります。取引先の営業時間に応じて自由なタイミングで注文を行えるようにすることで、受注機会の損失を防いで売上の向上を図れます。

また、担当者が電話やFAXで受注対応をしなくてよいため、注文のスピードが速まり、納品リードタイムの短縮にもつながります。その結果、顧客満足度の向上にも結びつくと考えられます。

受発注業務のDX化を促進する取り組み

受発注業務のDX化を促進するには、紙媒体や人の手で行ってきたアナログな受発注のフローをITツールまたはサービスによって見直すことがポイントです。

1．FAXのペーパーレス化

FAXを電子化できるサービスとなる“ペーパーレスFAX”を導入して、FAXを用いた受発注業務をペーパーレス化する方法があります。

ペーパーレスFAXを活用すると、FAXで受信した文書を印刷することなく、データ化してパソコン上で閲覧・編集・送信することが可能です。

また、相手方となる取引先は従来どおりFAXを使用するため、オペレーションの変更を依頼する必要がなくスムーズに導入しやすくなります。

▼導入によって期待できる効果

• 自宅や外出先からでもFAXの送受信と確認ができる
• FAX文書をデータとして管理・仕分けすることで、関係者間での情報共有・検索がしやすくなる
• FAX文書の印刷コストと紛失のリスクを抑えられる

FAXで行っていた受注処理を効率化した事例については、こちらの記事で紹介しています。併せてご確認ください。

FAX受注処理の効率化と顧客の利便性向上にTS-BASE 受発注が効果的な理由

2．EDIを用いた帳票のやり取り

EDI（Electronic Data Interchange）とは、“電子データ交換”を意味しており、企業間の商取引を電子化するシステムを指します。

EDIを活用すると、受発注業務に関する帳票をデータとして送受信することが可能です。これまで郵送やメール、FAXでやり取りしていた帳票を電子化することで、帳票の作成と受け渡しの効率化を図れます。

▼EDIでやり取りできる帳票の例

• 発注書
• 納品書
• 請求書　など

なお、EDIの特徴についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

EDIとは？ 特徴とEOS・BMSとの違いを解説

3．受発注システムによる受発注フローの自動化

受発注のフローを自動化・デジタル化するには、受発注システムを導入する方法があります。受発注システムは、発注側と受注側のそれぞれがシステム上で受発注の処理を行えることが特徴です。

▼受発注フローの仕組み

受発注の処理に関する一連の業務をシステム経由で行えるため、手動による伝票の起票や基幹システムへの二重転記などが不要になります。これにより、業務効率の向上とヒューマンエラーの防止につながります。また、スムーズな受発注処理によって納品リードタイムの短縮も期待できます。

さらに、クラウド型のシステムを導入すると、インターネット環境があれば場所を問わずにアクセスすることが可能です。在宅勤務やリモートワークにも対応できるようになり、働き方改革の実現に役立ちます。

受発注業務を自動化するメリットについては、こちらの記事をご確認ください。

アナログな受発注業務を自動化するメリット

『TS-BASE 受発注』で受発注業務のDXを推進！

受発注業務のDXに取り組むと、業務の効率化や働き方改革の実現、売上の向上といったさまざまなメリットが期待できます。

DX化を促進するには、ITツールやサービスを活用してアナログな受発注のフローを自動化・デジタル化することがポイントです。

『TS-BASE 受発注』は、BtoBの受発注取引に特化したクラウド型のシステムです。オンライン上で受発注を行うことによって、電話やFAX、メールでの対応が不要となり、受発注フローの改善を図れます。

また、機能・プランの選定やシステム導入のサポートなども行っており、スムーズな運用体制づくりを支援いたします。受発注業務に課題をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。

TS-BASE 受発注の資料は、こちらからダウンロードしていただけます。

▼「TS-BASE 受発注」資料ダウンロード