負担が大きい注文ごとの配送指示

展示会の入場許可証や配送業者への経路指示など、「配送物の外装へ何かを貼り付けたい」というケースは意外と多く発生します。

例えば、規模が大きい建設現場で働く現場監督のAさんは、チーム全員の安全装備や現場事務所で使用する備品などの注文を担当しています。本社から指定された業者へFAXを送りますが、注文用紙と一緒に「現場事務所への搬入・入場ゲートの案内」を送付しないといけません。

現在Aさんが働く現場では、安全確保や周辺環境への配慮を理由に、工事現場への出入りは決められたルートを守るようルール化されています。それを配送業者へ伝えるため、箱の外装へ「ルート案内の地図」を貼り付けるように依頼をしますが、Aさんが忘れる場合もあれば、発送する仕入先が忘れてしまう場合もあります。その場合、配送業者からAさんへ電話がかかってくるので対応をしますが、口頭でルートを説明するのも一苦労です。

このような現場単位の個別対応が必要になる場合、本社側でも対応策が講じにくく、現場努力を求めがちです。では、TS-BASE 受発注を使った場合、どのような対策があるのか。実現可能な運用をご説明します。

配送指示データの紐づけはリスク軽減の効果

現場監督のAさんのケースの場合、最も効率的な解決方法は、「自動で配送指示が行われるようにする」ことです。TS-BASE 受発注を導入して、「お届け先別ファイル添付」という機能を活用すれば、Aさんにとって理想的な運用を実現することができます。

TS-BASE 受発注の注文サイトは、大手通信販売サイトと同等の操作性が備わっているWeb注文サイトです。業者へFAXをしていた注文がWeb注文に変わることで、注文用紙への記入やルート案内の地図を含めたFAX送信業務はなくなります。

Webサイト上での注文作業は新たに発生しますが、簡単な操作と数回のクリック作業で注文は完了。注文内容は、サイト内の履歴のほか、登録メールアドレスへも通知がされるため、容易に履歴確認をすることができます。

では、ルート案内の書面は、どのように自動送付を行うのでしょうか。

Aさんの場合、ご自身が働く現場事務所への配送依頼をしています。TS-BASE 受発注では、固定住所に対する配送指示が必要になる場合、「配送先マスタへ特定のPDFデータを紐づけて登録すること」ができます。配送先マスタとは、指定頻度が高い配送先住所を予め登録しておくことで、注文時にワンクリックで呼び出すことができる便利な仕組みです。

この配送先マスタを登録する際、ルート案内のファイルも一緒に登録をしておくことで、注文時に該当マスタを指定した時には、自動でファイルも呼び出され、発送元へ伝達される仕組みになっています。これが、TS-BASE 受発注の「お届け先別ファイル添付」という機能です。

お届け先別ファイル添付は、注文ごとに設定をすることも可能です。例えば、Aさんが勤めている建設会社本社の管理部門の人物が、全現場事務所へ配送をするスポット業務が発生したとします。このようなイレギュラー対応で、現場ごとにルート案内有無や内容も異なる場合、注文時に配送指示（配送先ごとに必要となるPDFデータ）を追加することで、Aさんの例と同様に発送元へ伝達することが可能になります。

発送元の物流担当者との連携もスムーズに

「お届け先別ファイル添付」という機能で注文を受けた側、発送元となる物流倉庫では、TS-BASE 受発注の倉庫システムを介して注文に紐づいた配送指示のデータ確認ができます。

PDF形式のファイルは、注文者の注文確定処理と同時に「注文番号入りのファイル名」が自動生成されます。それと同時に中身のデータが少し縮小され、注文番号が自動で挿入されます。

このようにすることで、梱包時にプリントアウトした配送指示データと、注文番号を照らし合わせた後に外装への添付作業が行えるため、ミスの削減や添付漏れを防ぐことができます。配送指示に従って正しく作成・作業されたファイルは、先述した例だと、「ドライバーが確認するためのルート案内」のように、その目的に応じた適切な用途で活用されます。

また、システム上で配送指示データのダウンロード状況の確認も可能です。データ上でのモニタリングは運用の安全性を高められるほか、電話確認などの工数削減にもつながります。注文する人にとっても、発送元の物流側にとっても、TS-BASE 受発注というシステム内でやり取りができることは、確認場所が明確になり、ミスの削減に対しても大きな効果をもたらすでしょう。

TS-BASE 受発注の詳細情報

TS-BASE 受発注の導入事例集

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お届け先別ファイル添付