出荷業務で起こりやすいトラブルの一つに、“テレコ出荷”があります。テレコ出荷が発生すると、取引先に迷惑がかかるだけでなく、企業の信頼低下につながることもあります。

しかし、なかには「テレコ出荷の意味を理解できていない」「テレコ出荷が起きる原因が分からず対策できない」とお悩みの企業さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、この記事ではテレコ出荷の意味や事例、発生原因、想定されるリスクを踏まえ、出荷業務でのトラブルを防ぐための対策方法について解説します。

テレコ出荷とは？ 物流現場でよくあるテレコ出荷のトラブル事例

テレコには、“入れ違い”や“食い違い”といった意味があります。

依頼を受けた出荷内容に対して、誤って出荷してしまうことを“テレコ出荷”といいます。物流の現場でよくあるテレコ出荷には、以下の3つが挙げられます。

1．出荷する商品や数量が間違っている

出荷依頼に対して、出荷内容を間違ってしまうケースです。

商品自体を間違えて出荷したり、個数やケースを誤ったりすることにより、テレコ出荷が発生します。

▼テレコ出荷の例

• Aの注文があったのにBを出荷した
• 50個の注文があったのに、40個しか出荷していなかった
• バラでの出荷依頼があったのに、ケースごと出荷した

2．出荷が漏れていた

注文があったにも関わらず、出荷ができていないケースです。

倉庫の出荷作業は、ピッキングや積み込みなど複数のプロセスから成り立ちます。そのなかで、出荷が漏れてしまうことがあります。異なる納品書や伝票が添付されていたことで、必要な商品が出荷できないこともあります。

▼テレコ出荷の例

• A・B・Cと3種類の注文があったのにAとBしか出荷していなかった
• どこかのプロセスで商品を紛失してしまい、出荷できていなかった

3．宛先を間違えていた

商品を出荷する宛先を間違えていたケースです。

宛先の誤入力や伝票の取り間違えなどにより、「A社に出荷しなければならない商品をB社に出荷してしまった」というテレコ出荷が起きてしまうことがあります。

テレコ出荷が発生してしまう原因

物流現場は人手による作業が多く、テレコ出荷が発生する主な原因も人的ミスにあるといえます。具体的な例として、以下の2つのミスが挙げられます。

1．紙面での出荷データ管理のミス

納品書や伝票を紙面でやり取りしている場合に起こりやすいのが事務処理の段階での人的ミスです。手書きの文書を読み間違えて、出荷指示を誤ることもあります。

また、社内の基幹システムに出荷データを手作業で転記する際に発生しやすいのが入力ミスです。取引先とFAXや郵送でやり取りを行っている場合は、書類の紛失、処理の漏れなどのミスも起こることもあります。

2．目視による検品チェックミス

ピッキングミスや検品ミスの多くは人的ミスが原因で発生します。目視による検品で起こりやすいのが、商品棚や品番を誤ったり、ピッキングリストの数字を読み間違えたりといったミスです。

また、ピッキングリストをもとに、出荷準備ができた商品と出荷伝票に書かれた内容を照合する際にもチェック漏れが発生しやすくなります。

テレコ出荷で想定される3つのリスク

テレコ出荷の発生で想定されるリスクについても把握しておくことが大切です。

ここでは、テレコ出荷により想定される3つのリスクを見ていきましょう。

1．個人情報の漏洩

納品書を誤って送付したり、宛先を誤ったりすると、個人情報の漏洩につながります。

納品書や伝票などには取引先の会社名や住所、商品情報などが記載されています。別の取引先に誤出荷してしまうことにより、他社の会社情報や注文内容が漏洩し、トラブルに発展することがあります。

2．取引先の満足度低下

「注文した商品が届かない」「注文内容が間違っている」となれば、今後のスケジュール調整が必要になるだけでなく、販売機会を逃してしまうこともあります。取引先の満足度低下につながることも考えられます。

3．在庫差異の発生

テレコ出荷が発生すると実際の在庫数と帳票上の在庫数にズレが生じます。

在庫差異によって過剰在庫が発生すれば、在庫の管理に必要以上のコストがかかるほか、廃棄リスクも高まります。在庫差異の原因を突き止めるために、在庫の照合に手間や労力がかかることにも注意が必要です。

在庫差異をなくすための対策については、こちらもご確認ください。

テレコ出荷をなくすための3つの対策

人手による作業の多い物流の現場では、人的ミスがテレコ出荷の大きな原因となっています。併せて、受注から出荷までをとおしたすべてのプロセスでミスが発生する可能性があることも把握しておかなくてはなりません。

テレコ出荷の防止には、人的ミスが起きやすい出荷作業の見直しに加え、各プロセスでミスを食い止められる仕組みづくりが必要です。ここでは、テレコ出荷をなくすための対策を3つご紹介します。

1．業務手順やフローをマニュアル化する

出荷に関わる担当者の作業手順やフローをマニュアル化します。各担当者が独自の方法で業務を進めていると、引き継ぎや情報共有がうまくいかず、作業ミスや伝達漏れが発生しやすくなります。

業務の手順や全体のフローをマニュアル化することで、業務の再現性を高め、担当者によるばらつきをなくすことができます。業務フローが統一されることで、出荷業務の品質向上につながります。

2．紙面での管理をデジタル化する

受発注に関わる管理をデジタル化するのも対策方法の一つです。

納品書や伝票など、人手による書類の記入、データの転記作業が不要になるため、人的ミスを防ぐことができます。電話やFAXによる煩雑な受発注のやり取りを効率化できるほか、手書き文書の読み間違い、書類の紛失や処理漏れがなくなります。

3．倉庫管理システムを活用する

在庫や入出荷状況を適切に管理するには、倉庫管理システムの活用が有効です。倉庫内の入出荷管理をはじめ、在庫管理、帳票類の作成などの業務を一元管理し、テレコ出荷を防ぐことができます。

システムの活用により、出荷に伴う在庫の変動や、ピッキングリストの作成にも対応できるようになります。納品書や伝票、ラベル作成などもシステム内で行えるため、人的ミスを防ぐうえでも有効です。

倉庫管理システムには『TS-BASE 受発注』の活用がおすすめ

『TS-BASE 受発注』は、BtoBに特化した受発注プラットフォームです。機能の一つとして、倉庫内業務を一元管理し、業務効率化につなげる『物流拠点向け倉庫システム』が備わっています。

倉庫内でのロケーション管理に使用する棚ラベル、出荷時に同梱する納品書（出荷明細書）については、システム上での自動作成が可能です。手間と労力を削減できるほか、手作業や目視による人的ミスを防ぎ、出荷業務の効率化にもつながります。

また、注文ごとのピッキングリスト、現時点での実在庫数からその日の出荷数量を引いた“残数チェック表”の自動生成もできます。担当者が棚番を見ながらピッキング作業ができるため、出荷商品の確認漏れを防ぐのに役立てられます。テレコ出荷を防ぐために、倉庫内業務を適切に管理できるTS-BASE 受発注の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

▼TS-BASE 受発注の詳しい情報についてはこちらをご覧ください。

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テレコ出荷防止には作業自動化のシステム導入がおすすめ

紙面で伝票や納品書をやり取りしている場合や検品を目視で行っている場合、人的ミスによってテレコ出荷が起こりやすくなります。

テレコ出荷は、企業の信頼性低下や個人情報の漏洩などのリスクを招くこともあるため、事前に回避することが重要です。そのためには、手作業や目視による作業を自動化する、リアルタイムに情報共有できるシステムを活用するといった対策が有効です。

「テレコ出荷が頻繁に発生している」「出荷業務が煩雑化している」といったお悩みをお持ちの倉庫の管理者さまは、TS-BASE 受発注を活用してみてはいかがでしょうか。