アカウントごとに表示する商品情報を自由に変更できる「ユーザーグループ機能」
ユーザーグループ機能とは、作成したグループ単位で「商品の出し分け」「価格設定」「注文制限」などが行える機能です。お客さまごとに価格設定を変えている場合や、直営店舗とフランチャイズ店舗で適応アイテムが異なる場合などにおいて、注文サイト上での商品表示をグループごとに設定できるようになります。この記事では、TS-BASE 受発注におけるユーザーグループ機能についての概要や、活用イメージを解説いたします。
さまざまな場面で活用されている「ユーザーグループ機能」
「ユーザーグループ機能」は、TS-BASE 受発注の開発初期にリリースされ、時間の経過とともにアップデートされてきた機能です。最優先で開発された…と言っても過言ではないこの機能は、外部への販売においても、社内の購買活動においても、「これは見せたくない」「取引先で価格が違う」など、担当者が起用に個別対応してきたアナログ業務の存在が大きく影響しています。
業務をシステム化する際、当たり前ではありますが、「今までどのように行ってきたのか」「何が必要なのか」を基準に運用設計を行っていきます。このユーザーグループ機能の開発時も、社内購買管理をシステム化したいお客さまからの、
- エリアごとにアイテムラインアップが微妙に異なっている。
- キャンペーン期間中だけ制限をかけて受注している。
- 過剰注文を防ぐために注文数を管理している。
- 注文対象者を限定しているアイテムがある。
- 部門ごとに設定している価格が異なる。
などの現行業務のヒアリング結果に基づき、システムへ落とし込む方針について議論を交わした結果、この機能のバージョン1が誕生しました。
例に挙げた現行業務内容は、「販促物」「原材料や備品」「外部への販売」でも、同様のことが発生する傾向があります。複数のお客さまと対話した結果、モノの注文・受注業務において発生する「共通点」なのだと認識し、汎用性ある機能へ変容させていったものが現在の仕様です。
では、どのようなシュチュエーションで活用できるのか。実際にこの機能を活用するA社を例に解説をしていきます。
掛け値が異なる外部への販売を例に利用例を解説
「ユーザーグループ機能」の活用シーンとして、自社製品の受注へTS-BASE 受発注を導入しているA社の例をご紹介いたします。
A社は、自社製品を複数の企業へ提供している製造メーカーです。営業それぞれが、担当顧客からの注文を受け、同社内の物流部門へ発送依頼をする運用を行っていました。
受注方法は電話、メール、FAXなど、お客さまによって異なります。営業は注文内容の確認後、基幹システムで対象商品の「現在庫数」と「取り決め単価」を確認して見積書を作成。お客さま承諾後、注文内容と発送希望納期を基幹システムへ入力し、物流部門からの発送完了連絡を待つ流れで行われていました。
A社の課題は主に2つ。
- 受注方法がアナログのため工数がかかっている。
- お客さまごとに掛け率が決まっているため、基幹システムでコスト確認を行う必要があった。
A社はこの業務へ、「TS-BASE 受発注」を導入し、「ユーザーグループ機能」を活用した運用へ移行しました。導入後の注文方法は、注文サイトを利用したWeb注文へ切り替わり、面倒なアナログ受注作業の一切がなくなり、営業担当者の工数が激減します。
お客さまは、自社へ付与された注文サイトのアカウントから商品の注文を行います。その際、その企業の取り決め単価が「価格」として表示されます。そして、同画面で現在注文可能なリアルタイム在庫数の確認ができるようになり、その数量を上限とした注文が可能になりました。
例えば、「商品①」という同商品でも、お客さまが変わると、
- お客さま①の注文サイトでは 100円/個。
- お客さま②の注文サイトでは 150円/個。
- お客さま③の注文サイトでは 商品の表示がない。
というように、表示単価や商品自体の表示を出し分けて提示できるようになりました。これにより、営業がわざわざ単価確認をして見積書を作る必要はなくなり、注文サイト上で完結できるようになったのです。このような、アカウントごとの提示価格やモノをコントロールするのに活用されているのが、「ユーザーグループ機能」になります。
そして、受注業務全体の流れもスムーズになりました。
お客さまが注文サイトをから注文したデータは、TS-BASE 受発注のシステムを介して物流部門へ情報共有されます。注文データを確認した物流部門は発送作業を行い、完了後にシステムのステータスを変更すると、自動で発送完了連絡がお客さまへ通知されます。
特別なことがない限り、営業は介さずに注文・発送が完了する運用へ切り替わりました。
利便性を考慮し、アップデートを続ける「ユーザーグループ機能」
ユーザーグループ機能リリース後、この機能を活用する企業さまが増加するにつれ、品番数が多い場合やより複雑な出し分け設定のニーズを承ることが増えました。それに伴い、ユーザーグループ設定上限を「99,999 グループ」まで拡大。個社・個別の微細な条件設定に対応できるようにしました。
また、グループ数や対象アカウント（注文者数）が増加すると、個別画面でのグループ設定が面倒だという声も増えていきました。このご要望に対し、CSVをアップロードすることで、上限1,000件を一括登録できる仕様を追加。注文可能期間が設定できる仕様を含め、定期的なキャンペーンアイテムなどを中心に、大変便利にご活用いただいています。
他社の受発注・購買管理システムでも同様の機能はあると思いますが、TS-BASE 受発注のユーザーグループ機能は、プロダクトをご利用いただいている企業が、販促物を扱っている比率が多いこともあり、
という、「頼みすぎは防ぎたいけど、アイテムは使って欲しい・・・」という絶妙な設計ができる仕様になっているのがポイントだと自負しています。今後も皆さまのユースケースや市場に合わせたアップデートを行う予定です。「ウチはこのような特徴的な運用をしている」というケースがあればお知らせください。ぜひ、アップデートの参考にしてプロタクトへの取り込みを検討したいと思います。
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