販促物や備品など、社内受発注業務の課題解決にはシステムの導入が効果的です。Web注文から在庫管理までを包括して管理できるシステム「TS-BASE 受発注」は、多くの企業の販促物や備品管理に活用され、事業活動のサポートをしております。その経験から得た課題傾向や、実際の改善効果などの一例をご紹介いたします。

販促物の注文業務に悩みを抱える企業は多い

販促物や備品など、会社内の注文・受注後の管理業務・在庫品の管理などの業務に課題を抱える企業は多くいますが、社内業務なのを理由に対策が後手になりがちです。

社内受発注業務は、企業が提供するサービスや扱う備品などで特色が出やすく、限られたメンバーが試行錯誤をして業務を回していた結果、業務プロセスの実態が社内で理解されておらず、属人化につながっていることも課題が残り続ける原因になっています。

以下は、販促物管理業務を行う担当者が抱える悩みの一部です。

• 受注管理が煩雑。
• 在庫管理が困難。

これらにクローズアップをして、起こりがちな課題や、システムを導入した場合のイメージや想定される効果を含め、解説をしていきます。

受注業務が煩雑

社内メンバー（以下、注文者）からの、「販促物や備品の注文を受ける業務」に悩みを抱える企業は多いです。主に2つを例に挙げます。

➀FAXやメールなど複数の注文方法への対応。
②手作業頼りの注文管理。

➀FAXやメールなど複数の注文方法への対応

「電話」「メール」「FAX」などのアナログ方式で注文対応をしているため、受注業務が繁雑化しているケースはとても多いです。

電話：聞き間違いや言い間違いなど、注文者・受注担当者の双方にリスクが大きい方法で、時間もかかります。

メール：宛先漏れによる受注処理の遅延や、見落としによる漏れや、本文やエクセルシートの注文書などで送信されてくるデータの集約などの作業が大きな負担になります。

FAX：受信による問題や、注文内容が見えにくいなどの視覚的問題に加えて、メール同様の集約作業などが発生します。

それぞれの方法で受注した後、注文者と追加のやり取りが発生する確率も高く、注文確定までの作業工数や生産性に課題を抱えているケースが多いです。

②手作業頼りの注文管理

注文を受けた後は、それぞれの方法で注文情報の管理が行われます。以下は、システム化をした企業が、システム導入前に実際に行っていた管理方法です。

• ノートへ記入する。
• 注文シート（紙）で管理。
• エクセルシートへ入力する。
• 基幹システムへ入力する。

どの方法も、人が時間をかけて行う手作業を介します。さまざまなミスのリスクが潜んでいて、時間も労力もかかるのが課題とされています。

「受注業務が煩雑」をシステム化したら、こう変わる！

煩雑な受注業務をシステム化することで、ヒューマンリソース頼りの業務の多くを自動化することができます。

FAXやメールなど複数の注文方法への対策として、「Web注文」に集約することで、注文者・受注担当者両者の業務効率化が可能になります。TS-BASE 受発注の注文サイトは、通信販売のような画面と操作感で、多くの人が直感的に使用することが可能です。

注釈：TS-BASE 受発注の注文サイトイメージ。大手通信販売サイトと同様に、商品検索・商品詳細観覧・注文・配送確認などが行える。

注文が発生すると、TS-BASE 受発注　管理システムに注文データが自動連携されます。注文可能商品のみを注文できるように設定をすれば、在庫切れが原因のやり取りなどは削減されます。受注担当者は、システム内に集約されるデータを一覧で確認することができるため、一件ごとの個別対応は激減します。注文データは、基幹システムなどとの連携も可能なので、再入力などの手作業も不要にです。

注文者にとっても、場所も時間も問わずに注文ができることや、いつでも最新の商品を観覧できること、いつもの商品を最速で注文できるなど、さまざまなメリットを享受することができます。

在庫管理が困難

販促物や備品の在庫管理を社内で行っている場合、さまざまな問題が発生します。
例えば、以下の2つの課題が挙げられます。

➀在庫の管理ができていない。
②在庫の所在が不明。

➀在庫の管理ができていない

そもそも在庫管理がしっかりできておらず、いつも差異が発生している。在るはずの販促物を記憶だよりで探したことがあるなどの企業も珍しくありません。

また、本社で販促物の数量の振り分をして発送をしていて、到着後の在庫は支店ごとに管理をしてもらっているが、リアルタイムの在庫数が分からなくて不便。など、企業規模・管理条件・取り扱うモノによって、在庫管理の難易度は異なります。

②在庫の所在が不明

社内の一角に販促物置場が設けられ、複数の営業担当者が必要時にピックアップをするなど、人が多く関わる企業ほど在庫管理のハードルも高くなります。

• お客さまからリクエストされるサンプルは、何となく手前に置いている。
• 在庫が少ないなぁと思った人が、暗黙の了解で在庫発注をしている。
• 在庫管理をしているエクセル上には存在しているサンプルが見当たらない。

など、管理の曖昧さやルール化をしていないことは、ムダや機会損失が発生する要因にもなります。課題は感じつつも、改善方法が見つからずに長期にわたって迷走状態で、放置されているケースも耳にします。

「在庫管理が困難」をシステム化したら、こう変わる！

在庫管理をシステム化すると、複数のメリットが生じます。

在庫管理で大切なのは、まず入荷時に商品情報と数量を入力することです。その後、営業担当者が持ち出す（出荷）などの際は、簡単な操作をすることで在庫管理を容易に行うことができます。リアルタイム在庫数は、管理システムの画面上で確認が可能です。注文サイトと連携することで、在庫数に見合った受注管理を行うこともできます。

注釈：棚に置くだけではなく、TS-BASE 受発注から「棚ラベル」を発行して貼ることで、ピッキングもスムーズになります。

安定した在庫管理を実現するために、システムから「棚番」を発行し、在庫置場と連動させることもできます。棚番は、住所でいう番地のような意味で、「どこに何を置くのかをルール化する」ことができます。もちろんシステム内の商品情報と連動しているため、商品を探す時に有効的に活用ができます。

TS-BASE 受発注には、ある一定の在庫数に達した場合、メールなどでお知らせをする機能があるため、在庫発注のタイミングをシステムでルール化し、常に潤沢な在庫状況をキープすることが可能です。その他にも、さまざまな機能を活用することで、「支店など特定の区分け」「期限管理」「入出庫管理」など、多様な在庫管理を実現することができます。

販促物の注文管理・在庫管理をシステム化したら、運用はこう変わる！

実際にシステムを導入した企業の運用の変化を紹介します。
この企業は、システムを導入することで、「2工程の業務削減と大幅な効率化」を達成しました。

◆BtoB向け商材を扱う企業（A社）の例です。

・注文者：A社営業担当者。
・受注及び発送担当者：A社管理部門メンバー。

A社管理部門では、お客さま先へ訪問している営業担当者からの販促物（貸出）のリクエストを、「メール・チャット・電話」などの方法で受注をして、指定先へ発送をする業務を行っていました。取り扱う販促物は60種類近くあり、社内の在庫管理ルームからピッキングを行い、送り状を手書きで書いて出荷をします。貸し出し商品のため、その販促物が返却されるまでの管理を管理部が担当しています。

システム導入前の課題や悩み

• メール、チャット、電話での注文対応。
• 受注後のやり取りが頻繁に発生（在庫切れ・納期・商品確認など）。
• エクセルシート3つを駆使して注文・出荷・入出庫在庫の管理を行っていた。
• 受注時やエクセルシートへの入力作業など、リスクが多い。
• 全体の作業工数や時間の削減をしたい。
• 販促物在庫の入出庫管理ができる仕組みを導入したい。

システム導入後の変化

• 3つのエクセルシートでの管理、メール、チャット、電話での注文対応は廃止。
• Web注文を導入して注文方法を一本化することで、受注対応がほぼゼロになった。
• 注文ページとリアルタイム在庫数を連動することで、在庫がある商品のみの受注を実現したため、注文後のやり取りはほぼゼロになった。
• システム上で入出荷処理が可能。在庫状況もシステムの画面で簡単に確認できるようになった。

システム導入後は工程数も減少し、作業時間も大幅に削減されました。口頭での受注や手入力での転記作業など、リスクが多かった作業はシステムで自動化され、リカバリー作業も激減しました。

​​​​​​​Web注文は営業担当者からも好評で、操作も簡単で、どこにいても注文ができることが魅力とのこと。注文画面に掲載されている写真を見て確認してから注文ができたり、発送の確約も早くなったなどのフィードバックが挙がっているそうです。