物流倉庫や配送センターなどの拠点では、日々さまざまな仕入先・取引先から商品が入荷します。在庫の過不足や誤出荷を防いで、注文者のもとへ迅速に商品を届けるには、入荷後の入庫管理をきちんと行い、商品が出入りする流れを正確に記録・共有することが重要です。

現場管理者のなかには、「入荷する商品の種類や数が多く、入庫管理に労力がかかる」「現場の実績と在庫情報に差異が生じてしまう」などの悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。

この記事では、物流におけるプロセスの一つとなる入庫管理の基礎知識とよくある課題、効率的に作業を行うポイントについて解説します。

円滑な物流に欠かせない入庫管理とは

入庫管理とは、物流倉庫や配送センターなどの拠点において、入荷した商品の種類・数・保管場所を正確に記録して管理することです。

入庫は“入荷した商品を倉庫内に入れること”を指しており、反対に“出荷する商品を倉庫から出すこと”を出庫といいます。また、商品が倉庫に出入りする一連の流れを管理することは　“入出庫管理”と呼ばれます。

▼入庫管理で記録する情報

• 入庫の日付
• 商品名
• 品目・品番
• 入庫数
• 出庫数
• 在庫数（入庫数-出庫数）
• 保管場所
• 担当者

入庫管理を行うことで、商品の在庫数や保管場所などを正しく把握でき、欠品・誤出荷によるトラブルを防止して効率的な出荷作業を行えます。

また、入荷・出荷の検品時に、在庫データと倉庫内にある実在庫数のずれに気づきやすくなるため、早期にリカバリーができるようになります。

在庫数を部門間で正確に管理できる体制を整備できると、リードタイムを踏まえた仕入れができるようになり、在庫の余剰・不足を防止することが可能です。在庫の最適化や効率的な作業が実現すれば、入庫管理のコスト削減も期待できます。

入庫管理でよくある課題

紙媒体の在庫管理表や表計算ソフトを使って入庫管理を行っている物流現場では、さまざまな課題が生じやすくなります。

業務が属人化する

特定の従業員が入庫管理を担当していたり、入庫作業の方法・フローが統一されていなかったりすると、業務が属人化してしまうことがあります。

入庫管理の業務が属人化すると、担当者が不在の際に処理が滞り、業務効率の低下につながる可能性もあります。

リアルタイムな情報共有が難しい

紙媒体の在庫管理表または表計算ソフトで入庫管理をしていると、受注管理や販売管理などの関連部門とリアルタイムな情報共有が難しくなります。

入庫した商品の情報や在庫の変動数を確認する際にタイムラグが生じると、「欠品している商品が受注される」「在庫があるのに仕入れを行う」などのトラブルにつながる可能性があります。

検品・棚入れに労力がかかる

入荷する商品の種類・数量が多くなるほど、入庫時の検品や棚入れに労力・時間がかかりやすくなります。

在庫管理表と照らし合わせながら、「同じ商品を保管した棚はあるか」「どの棚に格納すればよいか」を確認する必要があるため、作業が非効率になるほか、格納間違いも発生しやすくなります。

また、「いつ商品が入荷されるのか」といった情報が共有されていない場合、検品や棚入れを行う担当者の配置がうまくいかず、人手不足を招く可能性もあります。

人的ミスが発生する

入庫の際には、入荷した商品の検品を行い、在庫数を在庫管理表またはシステムに記録する作業が発生します。その際に、入力間違い・入力漏れ・数量の数え間違いなどの人的ミスが発生しやすくなる課題があります。

検品の情報に誤りがあると、記録したデータ上の在庫数と、倉庫に保管している実在庫数が一致しない“在庫差異”が発生してしまい、在庫の余剰・欠品につながってしまいます。

また、商品の保管場所を誤ると、ピッキングのミスによって誤出荷が起こることもあります。

入庫管理を効率的に行うポイント

入庫管理の課題を解決するには、入庫管理のフローや情報共有の方法、在庫の保管方法などを見直すことがポイントです。

1．入庫管理のフローを定める

入庫管理に関する業務の属人化や担当者ごとの作業のばらつきを防ぐには、入庫管理のフローを明確にする必要があります。

マニュアルを作成して担当者に共有することで、入庫管理に関する業務を標準化してチームで円滑に作業を進められるようになります。

▼マニュアルで定めておく内容

• 入庫管理の業務内容と作業手順
• 入庫から出庫までのフローや承認経路
• 在庫管理表への記録内容・方法

2．入庫予定を共有しておく

情報共有のタイムラグによる問題を防ぐには、いつどのような商品が入荷されるのか、部門間・担当者間で共有できる仕組みを整える必要があります。

入庫時には、入庫伝票の照合・検品・棚入れなどの業務が発生します。事前に入庫予定のスケジュールを共有しておくことで、対応する従業員と作業スペースを確保できるようになり、効率的に作業を行えます。

また、入庫する日付や商品の数量などを部門全体で把握しておくと、先の予定を踏まえた在庫の発注、注文者への納期回答が可能になります。これにより、在庫の不足や納期の遅延などのトラブルを防げます。

3．ロケーション管理を行う

ロケーション管理とは、倉庫内における商品の保管場所を割り振り、位置情報を管理することです。

「何の商品をどの棚に入れるか」を決めていない場合、棚入れの作業効率が悪くなるほか、格納先の間違いが生じやすくなります。

在庫情報と保管場所を割り振ったロケーション番号を紐づけることで、棚入れ・棚卸しや出荷時におけるピッキング作業のミスを防いで効率化を図れます。

▼ロケーション管理のコツ

• 入庫のタイミングでロケーション番号を発行する
• 入庫・出庫頻度が多い商品を倉庫の出入り口付近の棚に保管する
• 商品の種別や大きさに応じて棚を区分けする
• 季節やトレンドによって需要が変動しやすい商品はフリーロケーションに保管する

4．倉庫管理システムを導入する

商品情報の入力漏れ・間違いを防いで、リアルタイムに情報を共有するには、倉庫管理システムの活用が有効です。

入庫時に登録する商品の情報に間違いがあると、在庫差異が発生してしまうほか、リカバリーの作業に労力と時間がかかります。

倉庫管理システムを活用すれば、受発注のデータや入出荷の予定、在庫数などを一元管理してリアルタイムで共有できます。これにより、在庫の余剰・欠品や誤出荷を防ぎやすくなります。

なお、倉庫管理システムの導入メリットや選び方については、こちらの記事をご確認ください。

倉庫管理システム（WMS）の導入メリット。自社に合った選び方とは

入庫管理を効率的に行うには『TS-BASE 受発注』が有効

物流倉庫の入庫管理には、商品が出入りする流れや在庫数、保管場所を正しく把握して作業を効率化したり、欠品・誤出荷を防いだりする目的があります。

紙媒体の在庫管理表または表計算ソフトを使って入庫管理を行っている場合には、業務の属人化や業務負担の増加、人的ミスの発生などにつながりやすくなります。効率的に入庫管理を行うには、業務フローや情報共有の仕組みを見直すことがポイントです。

『TS-BASE 受発注』は、受発注に関わる業務を一元管理できるBtoB向けのクラウド型受発注システムです。注文サイトと倉庫システム、管理システムの3つを組み合わせて利用できます。

倉庫システムには“入庫管理”の機能が備わっており、管理者が入庫予定を登録すると倉庫側にメールで通知されるほか、システム上で入庫予定情報や進捗状況を確認できます。また、入庫処理を行う際に自動で棚ラベルが生成されるため、倉庫内のロケーション管理も行いやすくなります。

システムの詳細については、こちらから資料をダウンロードしていただけます。

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