倉庫現場とともに構築し、最適化を続ける入庫フロー
物流に欠かせないモノの「入庫予定登録」と「入庫処理」。全ての起点は、「モノが有ること」から始まります。この記事では、注文・受注管理・倉庫管理を一元管理できる「TS-BASE 受発注」で行う、入庫が決定した時から入庫完了までの「入庫フロー」の流れを説明します。
実際に運営する物流倉庫
TS-BASE 受発注は、「注文サイト」「管理システム」「倉庫システム」を介して、受注、発注、物流までを一元管理化できるシステムです（ご希望の限定範囲でシステムを導入することも可能です）。
TS-BASE 受発注における、入庫関連の操作性や仕様は、TS-BASE 受発注運営元の「竹田印刷株式会社」が行うロジスティクス事業での倉庫運営を元にアップデートされてきたものです（TS-BASE 物流という名称でもサービス提供を行っています）。
入庫フローは、受注のために必要なモノを手配する管理者（管理システム使用）と、モノを受け取って在庫をする倉庫担当者（倉庫システムを使用）の2者間のやり取りで進行されます。
弊社ロジスティクス事業では、顧客の企業から入庫連絡を受け、受け入れ態勢を整え、在庫保管を行い、出荷依頼がきたらミスなく出荷を行います。このように、品質を担保するためにも、起点となる「入庫」は大切な業務として位置づけられています。
2者のコミュニケーションも大切な業務一つです。ロジスティクス事業を通して、システムの統合や仕様の追加・改訂などが繰り返し行われたのち、現在のTS-BASE 受発注で提供する仕様が、この瞬間の最適な状況という形になっています。
では、TS-BASE 受発注の入庫フロー3ステップをご紹介します。
TS-BASE 受発注の入庫フロー3ステップ
TS-BASE 受発注の入庫の流れを3ステップに分けてご説明いたします。
ステップ➀入庫商品の登録
ステップ②倉庫担当者の入庫確認と準備
ステップ③入庫処理
登場人物は以下の2者です
- モノを手配する「管理者」（管理システム使用）
- モノを受け取り在庫保管する「倉庫担当者」（倉庫システムを使用）
ステップ➀入庫商品の登録
生産や仕入れで在庫するモノが発生した場合、まずはシステムへ入庫予定の登録を行います。入庫予定の登録は、管理者が管理システムから行います。登録方法は、個別登録とCSVによる一括登録の2種類から選ぶことができます。
入庫予定登録画面では、一般的に必要となる、「商品」「個数」「日時」「入庫場所」などの情報のほか、梱包数やパレット数、製造ロットなどの詳細情報、倉庫担当者への申し送りがあれば任意で入力することも可能です。
入庫登録が完了したら、最大10アドレスが登録できるメーリングリストへ一斉に自動通知が行われます。この通知は入庫予定共有のほかにも、各種調整や入力ミスの確認など、管理者・倉庫担当者それぞれの用途で、コミュニケーションの起点としても活用されています。
▼登録基本情報
ステップ②倉庫担当者の入庫確認と準備
先述したメール通知に加え、倉庫担当者に対しては、倉庫システム上でも入庫予定の通知が行われます。その際、「既存在庫品の再入荷」か「初めて入庫するモノ」なのかが表示される仕様になっています。
新たに入庫するモノは、サイズ感やモノの特性自体も不明なため、入庫後の混乱を避けるためにも細心の注意を図る必要があります。通知は、必要な情報収集を行い、棚やパレットなどの在庫場所の準備などを行なうきっかけとしても活用されています。
また、入庫予定を各種検索条件から絞り込みを行い、一覧データの確認やCSVでダウンロードも行なうことが可能です。
ステップ③入庫処理
入庫登録されたモノが物流倉庫へ到着したら、入庫作業が行われます。入庫実数のシステム反映は、個別入力とCSVによる一括登録の2種類から選択することが可能です。
入庫実数の反映が完了したら、管理者に対してのメール通知が行われます。管理システムの入庫一覧画面では、ステータスが「未入庫」から「出荷済み」に変わり、入庫完了の確認ができます。
数量も、予定数量と実数の観覧が可能で、在庫数反映のほかにも、「いつ・どの商品が・どれくらい入庫したのか」の入庫履歴の確認も個別品番ごとで行えるようになっています。
「管理者」「倉庫担当者」の口頭でのコミュニケーションは大切なことです。しかし、そればかりに頼りすぎてしまうと、共有漏れからのトラブルや、属人化などのリスクが拡大してしまいます。操作方法さえ分かれば、誰が業務を行っても同じクオリティでアウトプットされるシステムは、業務の標準化の観点からも有用です。
入庫フローの一連業務においても、双方にとってメリットが大きな仕組みだと言えます。
倉庫現場とともにブラッシュアップを続ける入庫フロー
ステップ➀～③の中で、要所で行われている「通知」も、ロジスティクス事業での倉庫運営を元に追加やブラッシュアップを行ってきたものです。他にも倉庫現場担当者と対話をしながら、このような仕様のアップデートを行ってきました。
◇入庫登録時のラベルで注文者へ通知する
既に注文を受け付けている商品の追加入荷の入庫登録を行なう場合、入庫登録時に設定を行うことで、Web注文を行うTS-BASE 受発注の注文サイト上の商品情報画面に「○月○日入庫予定」のラベルを設定することができます。
これにより、受注残の発生を未然に防げることに加え、注文者側への入庫情報の告知が行えるので、注文検討などの意思決定やスケジュール管理へ役立ててもらうことができます。
入庫処理が完了したらラベル表示は自動削除され、入庫したモノの在庫数が画面へ反映される仕様になっています。
◇入庫情報の変更通知
登録済入庫情報から変更があった場合、「ステップ➀入庫商品の登録」時に通知されたメンバーへ対して変更通知が行われます。例えば、入庫日、JANコードや品番、入庫数量の変更などです。
入庫準備が進む中で変更が周知されなかった場合、入庫時に混乱が生じてしまいます。トラブル防止のためにも、入庫関連の情報修正と同時に自動で告知されるようになっています。
◇入庫予定データのCSVダウンロード
先述したものにはなりますが、ステップ②の「入庫予定データのCSVダウンロード」も、倉庫実務から業務での利便性が上がるとして開発された仕組みです。
開発前は、登録済全入庫データをエクセルシートへ落とし込んだあと、それぞれの担当業務へ生かすために、倉庫メンバー各々が工夫をしていたそうです。ベースのシートから更に加工を繰り返す作業を毎日行っているとのことで、それであればシステム上で必要情報の絞り込みが行え、データをダウンロードできたら便利だという結論になり、実装を行いました。
小さな変化かもしれませんが、倉庫現場の一業務へ目を向けて効率化できる、それをプロダクトへ生かしているという点は、自社でロジスティクス事業を行っているからこそ可能な利点だと思っています。これからの入庫フローも、現場やお客さまの声とともにアップデートを行っていきます。
関連ページ（TS-BASE 受発注 機能一覧内）
▼入庫処理
