システム導入後もエクセルで注文をしたい人向けの「ファイル一括注文」
TS-BASE 受発注には、エクセルシートをシステムへアップロードすることで、大量の注文を一括で処理できる「ファイル一括注文」という機能があります。この機能を活用すれば、受注担当者は大きな工数削減ができ、注文者はWeb注文を利用しながらも、エクセルシートへ注文数量を入力する注文方法が行えます。本記事では、「ファイル一括注文」を活用したら、どのような運用を実現できるのかをご紹介いたします。
エクセルシートでの受注処理をシステムで効率化させる
エクセルシートの注文書を注文者へ配布し、受注を行う担当者は大量の受注業務に悩まされています。
- 注文用エクセルシートの作成。
- メールでの注文シートの送受信。
- 注文者との確認作業。
- 注文情報の転記作業。
- 仕入れ先へ送る注文書や配送情報をまとめる作業。
などを、締め切り時間までに完了しなくてはなりません。
このような、「エクセルシートの注文書」を活用している企業がシステム検討をする際、「エクセルシートで注文がしたい」という、現状維持を望む声への対策が必要になります。Web注文は、インターネット環境さえあれば注文ができる便利な面はありますが、「明細数が多い注文」は操作工程の複雑化が想定され、注文者は「面倒だ」と感じてしまうのです。
このようなハードルへの対策として開発されたのが、TS-BASE 受発注の「ファイル一括注文」です。この機能は以下のような条件に当てはまる場合に有用だといえます。
- 一度に大量明細数の注文をエクセルシートで行っている。
- 受注担当者の注文関連業務をシステムで効率化したい。
- エクセルシートで注文をしたい。
- Web注文に苦手意識がある注文者への対策。
実際にどのような運用になるのかをご説明いたします。
エクセルシートをシステムへアップロードすれば「注文完了！」
ファイル一括注文機能は、注文者が「注文数を入力したエクセルシート」を、TS-BASE 受発注へアップロードすると、Web注文と同様にシステム内で注文データが作成される仕組みです。
通常の基本的なWeb注文の流れは、サイト内の商品ページを開き、数量を入力してカートへ入れる…です。しかし、一度に20明細（商品）を一定数量注文したいという場合、20商品分の商品ページで注文ボタンを押下していく作業は非常に面倒です。このような場合、この機能を活用すれば一度のアップロードで多数の注文を行うことができます。
注文の流れは、ファイル一括注文指定フォーマット（エクセル形式）を注文サイトからダウンロードし、各商品の商品コード（商品マスタ番号）など必要情報と注文数量を入力して保存。そのエクセルシートを注文サイトへインポートをする流れです。
商品コードは、注文サイト内で注文する全対象商品を選択してシートをDLすると、各商品の商品コードなどが入力されたCSVが入手できます。このシートから各商品のコード情報をコピーするなどをして、注文フォーマットへ入力をして作成していきます。
もし、注文商品の在庫不足や、在庫切れが発生していた場合、シートをアップロードした際にエラーが表示されます。その際は、注文サイトで表示されている「対象商品の注文可能数」の確認を行って再度入力を行い、修正したシートを改めてアップロードして注文作業をすすめます。
注文サイト内へ正常に取り込めたら、注文完了メールが自動配信されます。これで、注文作業は完了です。
さまざまなメリットがある「ファイル一括注文」
先述した注文の流れは、基本的には注文者が行う工程ですが、注文者が操作面で困難が生じた場合、受注管理者が注文用フォーマットを作成して提供をすれば、注文者はエクセルシートを使用した注文を行うことができます。
受注担当者は、TS-BASE 受発注を導入することで、
- 注文用エクセルシートの作成。
- メールでの注文シートの送受信。
- 注文者との確認作業。
- 注文情報の転記作業。
などの作業がシステムにより自動化。多くの工数が削減され、各種情報の入力ミスや進行漏れなどのリスクが軽減されます。
この「ファイル一括注文」は、過去の注文で作成したフォーマットの再利用や、明細数が少ない通常注文にも対応可能です。注文者の好みに合わせてご活用いただけるのも、この機能の特徴だと言えるでしょう。
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