営業からの相談をきっかけにTS-BASE 受発注を導入して業務の最適化を図った

「出荷指示書の入力作業に時間がかかっている。どうにかならないだろうか。」

田中さんはある日、外回りをする営業からこのような相談を受けた。当時の凡美社は、顧客からの注文は営業担当者が何らかの方法（メールや商談時など）で受注をして、その情報をエクセルシートに入力して出荷指示書を作成し、同社物流課へメール送信をして出荷依頼をする運用を行っていた。この「出荷指示書」の入力作業に手間と時間がかかってしまい、本来注力すべき営業活動に支障をきたしているという相談だった。

「営業からの相談を受け、我々が営業部に対して何か貢献はできないか…と考え始めたのが全ての始まりです。当時は営業も物流課もエクセルシートを活用したアナログ的な運用が中心だったため、この部分をシステム化するなどをすれば良い変化が生まれるのではと思い、情報収集を始めた形になります」（田中さん）。

営業からの課題提示部分を中心に、複数のベンダーと商談を行っていった。最優先は「受注業務の事務作業をシステム化すること」だったが、同時に「ロジスティクス機能の強化」というテーマも存在した。

各種プロモーション及び販促物の企画提案・制作・物流という一連のサービス提供が可能な凡美社では、各部門が顧客に対してより付加価値あるサービスを提供する取り組みを推進することで、顧客の窓口として前線に立つ営業のバックアップを行い、全社を挙げて顧客満足度の向上を図っていこうという方針を掲げていたのだ。

「生産管理課では、顧客のニーズに合わせて効率的な形で計画・実行・管理を行い、物流を含めた全体の最適化・適正化を図る“ロジスティクス”の考えを積極的に取り入れています。

顧客の希望通りに商品を提供する“当たり前の部分”をいかに効率的にシンプルに進めるのか。そして、顧客へ対して“商品提供以上のメリットをいかにご提供していくか”この2点の追及が、営業部への貢献及び全社方針の達成に直結すると考えていました。

TS-BASE 受発注の導入も、営業からの要望部分だけではなく、“在庫管理の最適化”という、ロジスティクス機能の強化につながる点からも“最適な仕組み”という判断で導入を決定させていただきました」（田中さん）。

システム導入後、承諾を得た顧客に対してTS-BASE 受発注を活用したWeb注文への切り替えが始まった。顧客は、販促物が必要になったタイミングでTS-BASE 受発注の注文サイトにログインをして注文作業を行う。

大手通販サイトのような見た目と操作方法で、幅広い年齢層の人が直感的に操作できるWeb注文サイトは、凡美社の営業メンバーからも好評だ。Web注文の導入で、切り替えが完了した顧客からの受注業務はシステム化された。

顧客からの注文は、TS-BASE 受発注のシステムを介して物流課の出荷担当者へ情報共有される。規定時間になったら、システムへログインをして注文情報を確認。TS-BASE 受発注から各種帳票を出力して、出荷準備を行っている。

出荷が完了したら、出荷担当者がTS-BASE 受発注内の注文ステータスを変更する。その際、各注文データに送り状番号を紐づけて情報更新するため、顧客は注文サイトのページから好きなタイミングで送り状番号の確認が行えるようになった。

以前は、出荷担当者が営業へPDFデータで送り状をメール送信し、営業は各顧客へ出荷完了のご報告と送り状番号をメールで連絡していたが、導入後はシステムから自動でメール配信がされている。TS-BASE 受発注を介したデータでの共有が可能になったため、営業は業務そのものが削減され、出荷担当者もそれぞれの営業担当者へメールを送信する手間がなくなり業務がスリム化された。


「TS-BASE 受発注導入前は、プリントアウトした出荷指示書を目で確認しながら別のソフトへ入力作業をして…というような結構アナログな運用をしていました。今後の抱負にはなりますが、送り状発行業務でTS-BASE 受発注内のデータを活用できるようになれば、業務リスクを減らした最適な運用ができると思っています。これから実現していきたいことの一つです」（田中さん）。

TS-BASE 受発注の注文サイトでは、商品注文ページにその商品のリアルタイム在庫数が表示されている。以前は、基幹システムに在庫履歴は残っていたが厳密に管理しているとは言い難かった。社内で明確なルール設定はされておらず、各担当営業の判断と裁量で行われていた。

「システム検討開始時にはそこまで重視はしていなかったのですが、さまざまな情報に触れていく中で“在庫管理の最適化”は顧客・弊社ともどもメリットが大きいと判断し、検討軸として追加をしていました」（田中さん）。

例えば、化粧品の展示台は季節ごとに入れ替えをするのが一般的だ。なので、シーズンごとに一斉に製造・発送をした後、残数を在庫管理する流れで運用を行っていた。以前は営業の裁量で在庫管理が行われていて、エクセルシートで在庫表をつくって顧客と共有をしたり、その在庫表を出荷指示書代わりにしたりなど、責任をもった管理は行われていたものの、企業として統一された管理方法は確立されていなかったという。

「現在はTS-BASE 受発注で在庫数の管理ができているため、必要時に出力することもできますし、営業も注文サイトを見ればいつでも情報を確認することができます。エクセルシートでの在庫表作成も廃止され、顧客にとっても数量を確認してから注文ができるので利便性の向上につながっています」（田中さん）。

TS-BASE 受発注の導入は、営業部への貢献及び全社方針の達成に一定の効果を発揮しているといえる。今までにも増して、営業が本来の営業活動に専念できる環境づくりに必要なのは、TS-BASE 受発注を利用する顧客の拡大だ。田中さんはこの部分を課題に挙げ、営業の協力を仰ぎながら推進していきたいと意欲をみせていた。

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