Web注文で行う「販促物を複数配送先へ一括注文する方法」
複数の配送先へ同じ販促物を発送して欲しい時、発送先情報だけ異なる注文依頼書を何枚も作ったり、エクセルシートで配送先リストを作ったりなどが面倒だという経験はないでしょうか？そのような場合、ある仕組みを活用すれば、最小限の処理業務で数百の配送依頼を一気に行えるようになります。この記事は、受発注管理システムTS-BASE 受発注における「複数配送先への一括注文」の運用方法についてのご説明をいたします。
複数の送り先に対して販促物を一気に注文したい！
TS-BASE 受発注では、ある企業からのリクエストを受け、この機能開発を行いました。この仕組みの最大のメリットは、「特定のアイテム群を、複数の送り先に対して一気に注文できる」という点です。そして、特定の組み合わせだけではなく、アイテム群の中から任意でアイテム選択をしたり、数の微調整ができたりすることがユニークなポイントになっています。
実際にこの仕組みを活用する企業の共通点は、「小売店へ販促物を発送している」という点です。取り扱いアイテムイメージは以下のような販促物で、
- 家電のカタログ
- 化粧品サンプル
- 日用品の店頭用見本 など
注文を行う営業メンバーが、自身が担当する複数の小売店への配送依頼を行う際、効果を発揮しています。では、実際に活用したら、具体的にどのような運用が実現できるのか。次項よりご説明いたします。
「複数配送先への一括注文」を活用した運用例
前提として、「複数配送先への一括注文」では、
- 最大アイテム数：15
- 最大指定配送先数：100件
の設定が可能です。
これを念頭に、機能を活用した販促物の注文は、どのような流れになるのかを説明していきます。
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オリジナル製品を製造するA社では、近々発売開始する新商品への準備が佳境を迎えています。営業の山田さんも同様に、担当する複数の小売業者との打ち合わせや対応に大忙しの日々を過ごしていました。
ある日、山田さんは取引先企業B社から、「店舗A～O（計15店舗）へ、新商品の販促物を来週月曜必着（約1週間後）で送って欲しい」と要望されました。新商品のために用意した販促物は5種類あります。店舗規模や売場設置に応じた販促物のラインアップと数量を以下のように設定しました。
販促物/店舗規模 | 小規模店舗 | 中規模店舗 | 大規模店舗 |
|---|---|---|---|
1パンフレット大 | 0 | 5 | 10 |
2パンフレット小 | 5 | 10 | 10 |
3スイングPOP | 2 | 2 | 4 |
4卓上POP大 | 0 | 0 | 1 |
5卓上POP小 | 1 | 1 | 0 |
発送先（店舗） | A～F 6店舗 | G～L 6店舗 | M～O 3店舗 |
B社各店舗へ発送する販促物の注文は、山田さん自身が「TS-BASE 受発注の注文サイト」を利用して行っています。山田さんが行う注文の手順は以下のようになります。
①商品をカートへ入れる
TS-BASE 受発注の注文サイトにログインをして、発送する新商品用販促物1～5を注文カートへ入れます。商品一覧画面から、「この商品を選ぶ」ボタンを押下するか、各商品の詳細画面で「カートへ入れる」ボタンを押下することで、発送する販促物をカートへ入れることができます。
②配送先の設定
次に、配送先の指定をします。指定方法は、「A配送先お気に入りグループの選択」「B配送先を検索して選択」「C配送先を入力する」の3つです。
「A配送先お気に入りグループ」
予め登録されているグループを選択すると、配送先一覧が抽出されます。その配送先リストに対して、一気に注文をすることが可能です。
＞お気に入りグループの作りかたは、本記事後部にて説明しています。
「B配送先を検索して選択」
キーワード等の検索で抽出されたリストから、該当する配送先にチェックを入れて選択する方法です。もちろん複数の配送先を選択することができます。
「C配送先を入力する」
個別に配送先の宛名、住所、担当者などの必要情報を入力する方法です。
今回山田さんは、予め登録したお気に入りグループ「取引先企業B社 大規模店舗」「取引先企業B社 中規模店舗」「取引先企業B社 小規模店舗」を活用して注文作業を進めました。
指定配送先にミスはないかを画面に表示される一覧で確認を行ったあと、次へ進みます。
③配送情報の指定
「配送情報の指定」は、発送元（自社）情報を入力する画面です。配送業者の選択、お届け希望日の登録、備考など、自社側の必要情報の入力と確認を行います。
この画面に「経費負担部署」という入力欄をカスタマイズすると、販促物の費用を負担する部署を注文に紐づけて登録できるようになります。注文ごとに登録をすることで、費用対効果の検証に役立つデータの収集が可能になります。
④数量入力
各販促物の数量を入力していきます。入力方法は「一括」「個別」の2つです。
それぞれの販促物を、それぞれの店舗に対して何個発送するのかを入力していきます。
「一括」は、配送先リスト全店舗に対して同数を指定します。
「個別」は、配送先リストの店舗ごとに数量を指定していきます。
今回山田さんは、B社の「店舗規模単位で登録したお気に入りグループ」を活用しているため、配送リストイメージ通りの数量を一括入力していきました。
⑤注文内容確認＆注文確定
今までに入力した注文内容の確認（配送先ごとの販促物、数量、配送元情報など）の確認を行った後、注文確定ボタンを押下すると、注文が完了します。
注文は複数店舗分を一気に進めていきますが、「オーダーNo」は配送先ごとに発番され、配送完了まで個別で履歴管理が行われていきます。また、注文完了と同時に、登録してあるメールドレス宛に注文内容のメールが自動送信されます。
メールの確認ができたら、一連の注文作業は完了です。
複数配送先への注文を更に便利にする「お気に入りグループ」
先述してきた注文方法を実行するには、予め「配送先マスタ登録」と「お気に入りグループ」の設定が必要です。
「配送先マスタ登録」とは、配送先の宛名、住所、連絡先などの登録を意味します。配送先マスタは、TS-BASE 受発注の管理システム、注文サイトから可能ですが、登録もとによって「マスタ種別」の扱いが変わってきます。
【2つの配送先マスタ種別】
■共通配送先マスタ
- 管理システムから登録。
- 基幹システムとの連携管理も可能。
- 任意で区分をつけると検索性向上。
■個人配送先マスタ
- 注文サイトで登録。
- 個人のアカウントに紐づく配送先情報。
- 他アカウント（他営業メンバーなど）からは観覧できない。
- 営業一人一人が個別にアレンジできる自由度が魅力。
「共通配送先マスタ」は、管理システムから登録できる全社共有情報の配送先マスタです。社内の全アカウントから観覧と検索が可能な配送先情報として扱われます。「管理システム」とは、全体管理を行う管理部門が使用するシステムです。配送先のほか、商品や仕入れ先マスタなど、運用に必要となる情報の新規登録が行えます。また、基幹システム内の各種マスタ情報を管理システムに取り込み、連携して運用する企業もいます。
「個人配送先マスタ」は、注文サイトから登録できる個別の配送先マスタです。注文サイトのアカウント単位でしか観覧と検索ができないため、担当者の自宅や出張先のホテルなどのプライバシー配慮が必要な情報も登録することが可能です。TS-BASE 受発注の注文サイトのアカウントは、「営業担当者ごと」「営業所ごと」「部門ごと」など、自社の運用に最適なアカウントを複数発行できます。
「配送先お気に入りグループ」は、注文サイトから、先述した2つの配送先マスタを活用して登録をすることができます。
注文サイト内の「お気に入りグループ→新規作成」から、区分やキーワードなど任意の方法で検索をして配送先を抽出します。お気に入りグループに登録したい配送先を選択し、グループ名を入力して登録すれば完了です。
大きな工数削減につながった複数配送先への一括注文
TS-BASE 受発注導入前は、山田さん自らがエクセルシートへ送り先や数量を入力し、配送依頼書を作成していました。以前使用したシートから住所をコピーするなどの作業は、間違いのリスクが大きい作業で、全店舗分の依頼書作成は大きな手間になっていました。
TS-BASE 受発注導入後は、山田さん個人へ付与された注文サイトのアカウントを利用したWeb注文へ切り替わりました。担当企業の「配送先お気に入りリスト」を予め登録しておくことで、リストを選択するだけで一気に配送依頼をすることができるようになりました。注文サイトの操作の簡単さも重なり、大きな工数削減につながっています。
この仕組みは、「特定のアイテム群を、複数の送り先に対して一気に注文したい場合」に有用です。販促物を筆頭に、商品、副資材などの注文とも相性がよい仕組みなので、自社の運用に適合する場合はぜひご活用いただければと思います。
関連ページ（TS-BASE 受発注 機能一覧ページ内）
