製造業の現場では、日々さまざまな業務システムが活用されています。その中でも「受発注システム」「購買管理システム」「販売管理システム」は、違いが分かりにくいと感じている人も多いのではないでしょうか。これまで基幹システムやエクセルで一括管理していた現場責任者や受発注担当者の方にとっては、どのシステムを導入すべきか迷う場面も多いはずです。

本記事では、混同されやすい 3つのシステムの違いを整理し、自社の課題に合った最適なシステムを選ぶためのポイントを解説します。

なぜ受発注・購買管理・販売管理システム の 3種は混同されやすいのか

なぜ「受発注」「購買管理」「販売管理」という 3つのシステムが混同されやすいのか、その背景を考えてみましょう。

「受発注」「購買」「販売」。これらはいずれもモノやサービスのやり取りに関わる業務ですが、現場では業務内容やシステムが混同されがちです。その理由は、業務の流れが複雑に絡み合っていることです。たとえば、受注と発注が同時に発生したり、購買と販売が一連の流れで進んだりすることも珍しくありません。

また、従来はエクセルや紙といったアナログ手法を用いたうえで、基幹システムで一括管理していたため、個別の業務ごとにシステムを分けて考える習慣がなかったという背景もあります。そのため、システム導入を検討する際に「どれが自社に必要なのか」「どこまでをカバーできるのか」といった疑問が生まれやすいのです。

業務全体の流れから見る、受発注・購買管理・販売管理システムの立ち位置

3つのシステムの違いを理解するためには、まず製造現場における業務全体の流れを把握することが大切です。ここでは、受注から販売までの一連の流れを簡単なフロー図で整理してみます。

▼受注から販売までの流れ

製造現場の一連の業務としては、まずお客さまから注文を受け、その内容をもとに生産計画を立案します。続いて必要な原材料を調達し、生産を行い、お客さまに納品することが一般的な流れではないでしょうか。

このフローの中で、それぞれのシステムが対応する業務は以下のとおりです。

• 受発注システム：「① 受注」「③ 購買（発注まで）」

• 購買管理システム：「③ 購買」

• 販売管理システム：「 ⑥販売（納品）」

それでは次章から、各システムの役割をより具体的に見ていきましょう。

受発注システムとは

受発注システムは、お客さまからの注文のやり取りを効率化する仕組みです。これまでメールや FAX、電話で行っていた業務をシステム化し、ミスや手間を大幅に削減することができます。

受発注システムの役割と導入のメリット

受発注システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

• 受注内容の転記・登録の手間を削減

• 注文内容の食い違いや伝達漏れなどのミスを防止

• 注文状況や履歴をリアルタイムで把握でき、対応がスピーディーに

こんな課題を抱える企業におすすめ

受発注システムは、以下のような課題を抱えている企業におすすめです。

• 毎回メールや FAX、電話で受注しており非効率

• 入力ミスや注文内容の食い違いが頻発し、クレームにつながる

• 納期等の問合せが多く、対応に時間を取られている

購買管理システムとは

購買管理システムは、部品や原材料の調達から納品確認（検収）、支払いまでの一連の購買業務を効率化する仕組みです。調達業務全体を「見える化」し、コスト削減や品質管理を支援します。

購買管理システムの役割と導入のメリット

購買管理システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

• 購買状況や発注履歴を一元管理し、在庫切れや過剰在庫を防止

• 仕入れ価格や取引先の管理が容易になり、コストの最適化が可能

• 発注ミスや支払漏れを防ぎ、業務の正確性が向上

こんな課題を抱える企業におすすめ

購買管理システムは、以下のような課題を抱えている企業におすすめです。

• 購買のタイミングがずれて在庫切れや過剰在庫が起きている

• 仕入れ価格や取引先の管理が煩雑でコストが見えにくい

• 手入力が多く、発注ミスや支払漏れが発生している

「受発注システムの発注」と「購買管理システムの購買」の違いは対応範囲

「受発注システムの発注」と「購買管理システムの購買」は何が違うのか、疑問に思う方も多いでしょう。どちらも仕入先とのやり取りを伴うため、対応範囲や目的の違いが分かりにくいためです。

受発注システムの「発注」は、 “取引先への注文情報のやり取り ”に特化しています。たとえば、必要な部品や原材料を仕入先に発注する際、その情報を正確かつ迅速に伝えることが目的です。

一方、購買管理システムの「購買」は、単なる注文情報のやり取りだけでなく、その後の納品確認（検収）や支払い処理までを含めた“調達業務全体”を管理します。

• 受発注システムの「発注」：仕入先に対して「注文情報を送る」までの行為

• 購買管理システムの「購買」：発注から納品・検収・支払いまでの一連の管理業務

似たような言葉でも、業務上の意味は大きく異なります。
そのため、自社の業務フローや管理したい範囲に応じて、どちらを使うか慎重に判断することが重要です。

販売管理システムとは

販売管理システムは、商品が売れてから代金を受け取るまでの流れを一元管理する仕組みです。売上から入金までの流れを「見える化」し、請求漏れや入金遅れ等のミス防止や業務効率化を実現します。

販売管理システムの役割と導入のメリット

販売管理システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

• 売上データや入金情報を一元管理し、業務を効率化

• 請求漏れや入金遅れを防止

• リアルタイムでの状況把握が可能

こんな課題の方におすすめ

販売管理システムは、以下のような課題を抱えている企業におすすめです。

• 売上データや入金情報の管理が手作業で非効率

• 請求漏れや入金遅れが多々発生している

• 今どれだけ売れているか、入金されているかが把握しづらい

【まとめ】自社の業務課題に合ったシステムを導入しよう

ここまで、受発注システム・購買管理システム・販売管理システムの違いと、それぞれの役割について整理してきました。どのシステムも業務効率化には欠かせませんが、自社の課題や業務フローに合わせて最適なものを選ぶことが大切です。

▼目的・課題ごとに導入を推奨するシステム

まずは現場の課題を洗い出し、どのシステムが自社に必要かを見極めましょう。

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