倉庫と受発注業務のデータ連携で約7割の業務効率化を実感

同社では、10年以上前に販売管理システム（以下、販管システム）と、受発注管理システムを導入。各システムは、営業・受発注・倉庫の各担当者が活用し、受注から出荷までの運用を行っていた。

埼玉県三郷市の倉庫は、お客さまから受注した商品の在庫管理や出荷作業を担っている。扱う商品は、予め受注をした生産済の商品を在庫している「在庫品」と、注文ごとに生産を行う「受注生産品」に分かれており、倉庫に到着した商品の入庫対応・出荷作業など、物流業務全般の対応をしている。

倉庫担当者は、営業・受注担当者とのメールや電話でのやり取りが頻繁に発生していた。その原因の一つは、システム間のデータ連携がされていなかった点が挙げられる。各担当者が扱う情報は、手入力工程を経てシステム間の連携が行われており、ミスによる数字のズレや情報鮮度の部分で確認作業が発生していた。

「システム間をつなぐ役割が“アナログ作業”だったので、手間も時間もかかるしミスの危険性も高いので、その点が課題でした。データ連携は、リプレイスの大きな目的の一つでした。実現できれば、全社的な業務効率化ができますし、各種分析なども効率的にできる可能性も高まると思っていました」（金子さん）。

システムのリプレイスは、情報収集や商談などに数年をかけ、自社に合う納得できるシステムを探していったという。その中で「TS-BASE 受発注」を知り、まずは倉庫と受発注部分の連携を図る決断にいたったのだ。

TS-BASE 受発注導入前の同社倉庫では、「発注書・納品書・ピッキングリスト・送り状作成」など、物流業務を行う上で重要となる情報は、それぞれ独立したツールを使っていた。連携は、倉庫担当者の手作業で行われていたため、発生原因が特定できない数量の差異や、対応漏れなどのヒューマンエラーが発生していた。

導入後は、注文発生時からシステム内でデータの自動連携がされるようになった。「ピッキングリスト・送り状作成」はTS-BASE 受発注内で完結できるようになり、各注文へ自動で紐づけされる。また、TS-BASE 受発注内から必要情報をCSVで出力し、販管システムへ取り込むことで、発注書や納品書などの帳票作成も容易になったという。多くの手入力作業が削減されたため、ミスや確認作業の工数が激減し、体感で約7割の業務効率化効果を実感しているという。

また、データ連携の恩恵は「在庫数」の面にもあった。以前は、入庫時に手入力した在庫数をもとに、受発注・倉庫の各担当者がそれぞれのシステムに手入力をして情報の更新を行っていた。その原因か、実在庫とシステムの数量に差異が発生してしまい、確認作業が発生してしまう現象が度々起きていた。

導入後は、システム内で情報が自動連携されるため、入庫確認後に登録した数量を起点に注文が行われ、システム内で自動的に数量管理がされるようになった。システムに登録された各商品の在庫数は、お客さまが観覧できる「注文サイト」に連動して表示されるため、営業担当者からの在庫数確認の連絡はほぼ消滅したという。

また、以前は人間の感覚に頼っていた「発注点（在庫補充のタイミングを図る指標）」に関しても、TS-BASE 受発注では、発注点を設定しておけば、数量に達したタイミングで自動通知を受取れる仕組みがある。注文商品の約50％に関わる発注点管理の自動化は、倉庫担当者・営業担当者双方にとってメリットがある機能だった。

「TS-BASE 受発注導入後は、注文と在庫情報の連携ができるようになったので、倉庫と営業のやり取りが減り、お互いが必要な時に自由に情報を取りにいけるようになりました。倉庫に関連する部分だと、部署間の業務だけではなく、倉庫内業務でも効率化を実感している点があります」（金子さま）。

同社倉庫では、在庫保管する場所の管理に「棚番」を採用している。棚番は、保管エリア内の住所のようなもので、「どの棚のどの位置に何が置いてあるのか」を示す役割をしている。以前は、棚番と商品を記録する台帳を作り、倉庫メンバーで情報共有をしていた。

この「棚番」もシステム内の情報とは連携できていなかったため、棚番管理台帳と出荷指示書に記載されている注文商品を照らし合わせながら業務を行っていた。棚番の設定は、倉庫内の適切な管理において大切なものではあるが、効率的なピッキング作業が行われていたかというと疑問が残っていたという。

導入後は、出荷指示書に棚番が記載されるようになった。TS-BASE 受発注では、商品と棚番の情報を紐づけることができる。入庫時に保管した場所の棚番を登録しておくことで、出荷指示書に記載されている注文商品情報に紐づいて記載される仕組みだ。この形式の出荷指示書に変わってから、誰でもスムーズにピッキング作業が行えるようになったと好評だ。

また、TS-BASE 受発注では、「注文ごとの出荷指示書」と、その日に出荷する全商品が記載された「トータル出荷指示書」が出力可能だ。同社では、トータル出荷指示書を活用し、ピッキング後の「残数チェック」を行っている。これは、当日出荷した商品数を差し引いた「システム上の残在庫数」と「実際に棚に置いてある在庫数」が整合しているのかを確認する作業だ。

残数チェックを行うことで、「在庫管理が正しく行われているか」や「当日ピッキングされた数量が正しいか」を確認することができる。倉庫運用の質の向上につながる大切な作業だ。

「倉庫と受発注部分のデータ連携という一定の目的を達成し、予測した好影響は実感できていると思います。TS-BASE 受発注によって、倉庫内でアナログだった部分の解消もでき、システム上で管理ができるようになったポイントも多く、現場からも良い評価の声が挙がっています。

今後は、新たな機能によるデータの活用や、お客さまへの利用促進活動に力を入れ、我々の社内効率化と、お客さまの利益につながる施策を実行していきたいと思います」（金子さん）。

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