独自開発の注文サイトから「TS-BASE 受発注」へ移行後のメリットと変化
ダイヤオフィスシステム 株式会社
業界：その他の卸売・デザイン業
インタビュイー情報：
デジタルマーケティング推進部長
サプライ販売チームリーダー 高橋丈雄さま
サプライ販売チーム係長 鈴木達哉さま
情報システムチームリーダー 矢本卓司さま
営業サポートグループ主事 鈴木馨さま
| 課題 |
・独自に開発した注文サイトの運営継続。 ・システム改修の頻度やコストの負担増加。 ・多岐にわたるお客さまからの要望への対応。 |
|---|---|
| 施策 |
・独自開発サイトから「TS-BASE 受発注」へのリプレイス。 ・使用感の変化に困るお客さまを、CS活動で丁寧にサポート。 ・TS-BASE 受発注の機能を活用した新たな商品の出し分け設定。 ・お知らせ欄を活用したお客さまへの告知。 |
| 結果 |
・クラウド型システムへの置き換えで、開発負荷削減。 ・独自開発サイトの機能を極力保持した置き換えに成功。 ・お客さまが必要としていた新たな機能の拡充。 |
独自開発の注文サイトをクラウド型サービスへ移行した理由
デジタルマーケティング推進部長、サプライ販売チームリーダー 高橋丈雄さま
高橋：ダイヤオフィスシステム株式会社では、企業の可能性を広げるパートナーとして、働く人が幸せで夢を語れるオフィス空間を真心を込めて提供しています。
弊社でご提供しているソリューションの中に、お客さまへご提案するオフィス機器に対応する「消耗品のご提供」があります。これは、「オフィスで利用する消耗品をまとめて提案してほしい」「支払い先を一本化したい」「簡単に注文できて、最速で届けてほしい」といったご要望にお応えする形でスタートしたサービスです。
このサービス提供にあたり、2008年ごろから「独自に開発した注文サイト（以下、独自開発サイト）」を構築して、インターネットを介した注文方法の導入、運用を続けてきました。
長年にわたる運用の中で、時代の変化に伴うシステム改修や、ワークスタイルの変化に対応する機能をコンスタントにリリースするなど、「小さな負荷が積み重なっていく」ことへの課題感が強まっていきました。
リソースの投資や今後の世の中の流れを考えると、独自開発サイトを継続する事に疑問を感じることも多く、「外部の発展的なクラウド型サービス」に置き換えることがベストだと判断しました。そして、独自開発サイトに劣らない機能と、新たな機能拡充を考慮して導入したのが「TS-BASE 受発注」だったことが導入の経緯です。
TS-BASE 受発注へリプレイス後のメリットと変化
情報システムチームリーダー 矢本卓司さま
矢本：「現状を極力変えずにリプレイスする」という見通しを持てた「TS-BASE 受発注」は、導入決定後、約半年で無事リプレイスすることができました。導入後は、全てがスムーズだとは言いにくい印象はありますが、弊社の業務に不可欠な機能や、以前は無かった利便性を感じるものも多くありました。
導入後の変化をいくつか挙げたいと思います。
単価を出し分ける機能の活用
矢本：該当業務の特徴に、「価格設定が異なる」という点があります。以前は、物量などを含むさまざまな理由で、お取引さまや拠点ごとに設定した価格で商品をご提供していました。そのため「価格が異なる同商品の登録と運用」のコントロールができる機能は、導入時の重要項目の一つでもありました。
注釈：運用イメージ図。以前は、各支店やエリアなどで取り決めていた価格を、該当アカウントごとに表示する運用を行っていた。TS-BASE 受発注導入後は、企業ごとに価格を整理して運用を行っている。
矢本：TS-BASE 受発注には、以前開発していた「価格設定機能」と類似したものがあったので（類似機能名：ユーザーグループ機能）、そちらに合わせて運用ルールの変更を行い、活用していく決断をしました。登録方法の概念を変えたので、考え方や対応を考慮する必要性はありましたが、企業単位の価格設定の方がシンプルになって良かったのではないかと思っています。
注釈：TS-BASE 受発注ユーザーグループ機能。グループ分けをしたユーザーごと、異なる商品情報を表示できる機能。「取引先ごとに価格設定が異なる」「ユーザー権限によって購入可能商品がある」場合などに有効。
TOPページ「お知らせ欄」の活用
鈴木（馨）：お客さまが必ず見る「注文サイトTOPページ」に、お知らせを掲載できるようになったのは良かったです。メンテナンスや年末年始のお休み予定などの掲載ができるので、お客さまご自身で必要時に知りたい情報を得ることができます。以前は無かった機能なので、役立っていると感じています。
注釈：TS-BASE 受発注 注文サイトTOP画面。新着ニュースやお知らせ欄を通して、さまざまな情報を通知できる。
鈴木（達）：今後はこの機能を応用して、PRにも活用できたらと考えております。現在は、トナーカートリッジなどの消耗品の注文に「TS-BASE 受発注 注文サイト」を使用していますが、弊社でご提供するソリューションにつなげるようなご案内やトピックス、ウェビナーなどのイベント情報をご案内する試みをしても面白いのではないかと思っております。新たなニーズを発掘して、より広範囲のサポートができれば、お客さまのお役に立てると思っております。
お客さまのお悩みはCS活動の工夫で解決へ
鈴木（馨）：お客さまからの反応ですが、独自開発サイトから、TS-BASE 受発注に切り替わった時は、戸惑いの声はありました。使い慣れたサイトから切り替わったわけですから、操作方法も一変します。ですので、導入直後は、お電話などでのお問い合わせは増加していました。
対応方法は、お電話をつないで操作方法をお伝えしながら、お客さまにTS-BASE 受発注を操作していただく形をとっていました。大体のお悩みは、この方法で解決していたと思います。最初は多いと感じていたお問い合わせも、丁寧に継続して対応することで徐々に減少し、導入から半年が経過した今は、定着したと感じております。
対応方法は、お電話をつないで操作方法をお伝えしながら、お客さまにTS-BASE 受発注を操作していただく形をとっていました。大体のお悩みは、この方法で解決していたと思います。最初は多いと感じていたお問い合わせも、丁寧に継続して対応することで徐々に減少し、導入から半年が経過した今は、定着したと感じております。
サプライ販売チーム係長 鈴木達哉さま
鈴木（達）：以前の独自開発サイトは、長年かけて工夫を重ねたサイトだったので、商品に特化した特殊な作りになっていました。それを、汎用性の高いクラウド型サービスに切り替えたので、想定外の課題が起きたことも事実です。しかし、TS-BASE 受発注導入後も、継続利用していただいているお客さまは多いので、「極力現状を変えずにリプレイスする」という当初の目的は達成したのではないかと思っています。
TS-BASE 受発注を活用した業務効率化を推進
鈴木（馨）：今後は、FAX発注をする一定数のお客さまへの注文サイト活用の啓蒙や、独自開発サイトの「良かった点の再現」のご相談を、TS-BASE 受発注のカスタマーサクセス担当者さまと行っていきたいです。あと、発注書の発行をTS-BASE 受発注でできれば、さらに業務効率が上がると考えています。
矢本：現在は、弊社基幹システムにデータを取り込んで、そこから発注書の発行を行っておりますが、TS-BASE 受発注からの出力に切り替えができれば、基幹システムに頼らないオペレーションが実現出来ます。TS-BASE 受発注の中で全て完結する形が作れるので、前向きに検討していきたいと考えています。
企業紹介
ダイヤオフィスシステム 株式会社
事業内容
業界：その他の卸売業・デザイン業
（総合商社、空間デザイン、各種コンサルティングなど）
従業員数：125名 （2023年1月現在）
「働く人が、真に輝けるオフィスを。」を指針とし、オフィス空間と働き方をデザインするコンサルティングファームです。提供サービスは、オフィス仲介、オフィスのレイアウトや内装など空間デザインの提案から施工、ICT環境の構築など多岐にわたる。実行力・提案力・サポート力を駆使したサポートを通して「個客満足」の更なる向上を目指しています。
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